Peran Sistem Analis Di Perusahaan PT.Djarum dan PT.Nissan Motor Indonesia

A.    PT Djarum

Struktur Organisasi PT Djarum

Berikut adalah tugas dan wewenang dalam struktur organisasi yang ada pada PT Djarum :

1.  Chief Executive Officer

Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan.

2.  Strategic Affairs

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan.

3.  Chief Operating Officer

Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan. 

4.  Public Affairs

Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah.

5.  SCM

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang PT Djarum.

6.  QMS

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa qualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted Stock ataupun blocked stock.

7.  Corporate Communication

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas berkaitan dengan komunikasi baik yang berhubungan dengan media atau publik.

8.  Business Development

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.

9.  Business Technology  

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan kesiapan didalam menghadapi perkembangan teknogi yang semakin pesat serta kebutuhan - kebutuhan customizing didalam menghasilkan aplikasi yang efektif, efisien dan user friendly.

10. Production

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang)

11. Finance

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.

12. Marketing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT Djarum dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan PT Djarum.  

13. Purchasing

Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi :  

a.  Warehousing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun Block Stocked.

b.  Purchaser

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok dengan standart yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur, merencanakan serta , menetukan pembelian yang memang sesuai dengan kebutuhan / keperluan PT Djarum.

c.  Administration

Bagian yang membuat laporan data pembelian dan menganalisis data pembelian.

• Posisi Analis Sistem : Posisi Analis Sistem di perusahaan tersebut ada pada jabatan Business Development.
• Dengan job desk : Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.

B.    PT. NISSAN MOTOR INDONESIA

Struktur Organisasi

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi:

1. Director

• Bertanggung jawab atas kemajuan dan perkembangan perusahaan dalam menghasilkan profit.
• Bertanggung jawab atas sistem keuangan perusahaan.
• Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan semua divisi perusahaan.
• Melaporkan setiap kemajuan perusahaan kepada pemilik modal per tahun.
• Bertanggung jawab semua atas sistem karyawan.
• Membuat konsep-konsep perusahaan yang nantinya di pakai sebagai acuan pelaksanaan kerja perusahaan.

2. Executive Officer

• Membantu Direktur untuk perkembangan perusahaan dalam menghasilkan profit.
• Membantu Direktur untuk menjalankan sistem keuangan perusahaan dan kekaryawanan.
• Membantu Direktur untuk membuat dan mendistribusikan rencana kegiatan karyawan berdasarkan bidang tugas masing-masing.
• Meminta dan menyusun laporan kemajuankegiatan tiap divisi dalam kemajuan perusahaan.
• Merencanakan dan mengatur semua dvisi perusahaan sehingga dapat bekerja dengan maksimal.
• Menjalankan konsep-konsep kegiatan perusahaan dan mendistribusikan ke bawahan untuk sebagai acuan kerja.

3. IT Manager

• Bertanggung jawab atas semua pekerjaan dari divisi IT.
• Bertanggung jawab atas distribusi pekerjaan kepada bawahan sesuai dengan keahlian masing-masing bawahan.
• Membuat konsep dan sistem pembuatan dan pengembangan dalam pembuatan modul-modul dan program.
• Membuat usulan pengembangan webdan situs.
• Membuat pengembangan program-program dan modul secara berkala.
• Membuat time line selesai pengerjaan project.
• Mencari problem solving permasalahan yang di hadapi oleh divisi IT.
• Bekerjasama dan membuat network dengan instansi-instansi terkait.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja .

4. Project Development Manager

• Membangun kerja sama tim dalam development website.
• Sinkronisasi modul-modul yang telah di buat oleh tim IT untuk di pakai dalam website.
• Memimpin development secara keseluruhan dari sisi teknis.
• Mengajukan konsep dan sistem modul, program kepada IT Manager.
• Memonitor dan mengawasi kerja bawahan dalam pengerjaan project.
• Mengevaluasi hasil kerja bawahan kemudian di buat kesimpulan, keluhan dan saran.
• Briefingsecara berkala untuk  refreshpekerjaan dan melihat perkembangan hasil kerja.
• Mengajukan ide-ide dan saran kepada atasan dalam perkembangan pembuatan modul dan program.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

5. System Maintenance Manager

• Maintenancedan menjaga kestabilan web yang sudah on line.
• Memimpin developmentsecara keseluruhan dari sisi maintenance.
• Mengajukan konsep dan system maintenance.
• Memonitor dan mengawasi kerja bawahan dalam pengerjaan project.
• Mengevaluasi hasil kerja bawahan kemudian di buat kesimpulan, keluhan dan saran.
• Briefing secara berkala untuk  refresh pekerjaan dan melihat perkembangan hasil kerja.
• Mengajukan ide-ide dan saran kepada atasan dalam perkembangan pelaksanaan maintenance.
•  Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

6. Administration Manager

• Menerapkan prinsip-prinsip psikologi untuk program recruitment and selection dan menyiapkan laporan serta analisis psikologi.
• Membuat dan menyiapkan alat-alat tes psikologi untuk keperluan recruitment.
• Menerapkan sistem administrasi HRD.
• Menangani masalah UU ketenagakerjaan, jamsostek.
• Mencatat dan memberikan sanksi atas pelanggaran tata tertib perusahaan.
• Memeriksa dan mencatat daftar hadir dan ketidakhadiran karyawan (termasuk lembur).
• Menerapkan Sistem Evaluasi dan Appraisal.
• Asisten Administration head.
• Evaluasi rutin tahunan karyawan (tools) – personal dan placement.
• Generate laporan gaji.
• Mengembangkan dan merevisi peraturan per 2 tahun.

7. Finance & Accounting Officer

• Menerapkan prinsip - prinsip accounting untuk menganalisa informasi keuangan dalam menyiapkan dan membuat laporan keuangan customer.
• Mencatat setiap penerimaan uang customerdan membuat laporan pembayaran.
• Memanfaatkan prosedur kontrol akuntansi yang tepat dalam me-manage laporan pembayaran customer.
• Membuat dan merencanakan penagihan ke customer yang belum membayar.
• Membuat kwitansi pembayaran untuk customeryang telah membayar.

8. Admin Officer

• Manage HR database (karyawan masuk - resign).
• Mempersiapkan alat-alat tes psikologi untuk recruitmentdan seleksi karyawan.
• Menyiapkan laporan absensi karyawan dari finger print dan cross-checkdata dengan surat keterlambatan, meninggalkan kantor yang masuk ke HR departemen.
• Menyiapkan dan mengisi form tanda terima, form meninggalkan kantor, ijin sakit, terlambat hadir, lembur, cuti, pemesanan ruang rapat, resign, peminjaman mobil kantor serta form permintaan karyawan baru.
• Menyiapkan job deskbagi karyawan baru.
• Memperkenalkan setiap karyawan baru masuk kepada masing-masing departemen.
• Filing data dan surat di HR departemen.
• Konselling karyawan.
• Menjalankan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan job desk masing-masing.
• Menerapkan kedisiplinan karyawan terhadap peraturan yang berkaitan dengan kedisiplinan karyawan.
• Menyiapkan dan membantu sistem administrasi dari administration head.
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung yang sesuai dengan keahliannya.

9. General Affair

• Mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerumahtanggaan dan perlengkapan.
• Memesan kebutuhan kantor selama 1(satu)bulan seperti: perlengkapan dapur, kantor, ATK.
• Memelihara inventaris kantor.
• Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan gedung kantor, jaringan listrik, AC, telepon di lingkungan kantor.
• Membayar rekening-rekening listrik, air dan telepon kantor.
• Mengkoordinir kebersihan kantor (Cleaning Service).

10. Web and Content Manager

• Bertanggung jawab mengenai kegiatan-kegiatan di divisi web dan content.
• Bertanggung jawab atas isi dari analisa komprehensif dan berita yang dibuat oleh bawahannya.
• Bertanggung jawab untuk mendistribusikan pekerjaan kepada bawahan sesuai dengan keahliann yang dimiliki oleh bawahannya.
• Bertanggung jawab untuk kemajuan dan develop untuk divisi web dan content.
• Menciptakan web dan contentyang layak jual.
• Menjalin kerja sama dengan assosiasi dan perusahaan-perusahaan yang berhubungan dengan media dan finance.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

11. Chief of Research

• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang di lakukan di divisi research.
• Bertanggung jawab untuk memastikan keakuratan semua yang di kerjakan oleh divisi research yaitu analisa komprehensif.
• Mengembangkan divisi research sehingga dalam melakukan pekerjaan bisa up datedan sesuai dengan isu-isu yang beredar saat ini.
• Berkoordinasi dengan divisi-divisi lain untuk menambah pengetahuan atau mencari solusi-solusi yang diperlukan di divisi research.
• Bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan yang mempunyai core business yang sama sehingga mempunyai network yang bagus dan menguntungkan bagi perusahaan.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

12. News Redactor Officer

• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang di lakukan di divisi redaktur.
• Bertanggung jawab untuk memastikan keakuratan semua yang di kerjakan oleh divisi redaktur dalam pengambilan topik dan artikel yang diangkat.
• Mengembangkan divisi redaktur sehingga dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan isu-isu yang beredar saat ini.
• Berkoordinasi dengan divisi-divisi lain untuk menambah pengetahuan atau mencari solusi-solusi yang di perlukan di divisi research.
• Bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan yang mempunyai core business yang sama sehingga mempunyai network yang bagus dan menguntungkan bagi perusahaan.
• Membuat konsep dan sistem penulisan bagi editorial.
• Membuat standar penulisan untuk editorial.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

13. Education Manager

• Membuat konsep kegiatan edukasi baik on line maupun off line.
• Bertanggung jawab atas semua kegiatan dan pengembangan divisi edukasi.
• Bertanggung jawab dalam pembuatan kegiatan pelatihan-pelatihan yang menguntungkan bagi perusahaan.
• Mengembangkan kegiatan dan divisi edukasi.Me-manage divisi edukasi demi perkembangan dan kebutuhan perusahaan.
• Bekerja sama dan menjalin relasi dengan kegiatan asosiasi-asosiasi pembuat pelatihan dan instansi-instansi terkait.
• Membuat standarisasi dan strategi-strategi kegiatan edukasi on line dan off line.
•  Bertanggung jawab atas hasil kerja yang dilakukan oleh bawahan.
• Membuat konsep dan prosedur-prosedur penyusunan kurikulum, module, dan bertanggung jawab atas content program on line dan off line.
• Menjaga citra perusahaan agar terbentuk "image positif di publik" dari semua kegiatan-kegiatan yang di lakukan oleh divisi edukasi.
• Melakukan kerja sama dengan instansiterkait dalam penerbitan ijasah.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja .

14. Education Admin Officer

• Membuat mekanisme dan prosedur administrasi dalam kegiatan edukasi misalnya pelaksanaan pelatihan.
• Menjaga citra perusahaan agar terbentuk "image positif di publik" dari setiap kegiatan di divisi edukasi.
• Menjaga, memelihara dan melayani customer agar tercipta kepercayaan kepada masyarakat.
• Memberikan informasi yang jelas tentang agenda kursus/pelatihan kepada customer.
• Membuat usulan jadwal dan tempat pelatihan serta ujian.
• Membuat standarisasi procedure= pelaksanaan pelayanan terhadap customer (yang mengikuti pelatihan).
• Membuat mekanisme dan sistem administrasi kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh divisi edukasi.
• Membuat konsep sistem registrasi untuk kegiatan - kegiatan edukasi baik on line maupun off line.
• Membuat konsep pembuatan material untuk penyusunan dan pembuatan materi pelatihan.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

15. Sales & Marketing Manager

• Membuat konsep produk, ke PR-an, penjualan dan manentukan market share.
• Menjalankan semua konsep yang telah disetujui oleh management.
• Membawahi divisi sales dan marketing, bertanggung jawab dalam mengembangkan divisi salesdan marketing, serta mendistribusikan pekerjaan ke bawahan yaitu ke Product Officer, PR Officer dan Sales Marketing Officer.
• Bertanggung jawab dalam menghasilkan profitdari penjualan.
• Membuat dan menyusun proses kegiatan untuk divisi sales dan marketing.
• Menentukan strategi penjualan dan menyusun grup-grup sales dan marketing.
• Mengadakan pembinaan dan pengembangan jalur pemasaran.
• Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja untuk divisi sales dan marketing.

16. Product Officer

• Mendistribusikan pekerjaan ke Product Analyst Staff,  Product Research and Development Staff, Client Admin Staff, Customer Service, dan Technical Support Staff sesuai dengan konsep dari manager sales dan marketing.
• Membuat konsep untuk menganalisa dan mengembangkan produk untuk meningkatkan mutu produk dalam rangka memberikan pelayanan terhadap customer.
• Membuat konsep desain penelitian secara terpadu dalam rangka meningkatkan daya saing di tingkat pasar.
• Membuat konsep sistem keadministrasian untuk membuat database client secara sistematis untuk kebutuhan perusahaan.
• Membuat konsep pelayanan-pelayanan kepada customer untuk peningkatan mutu perusahaan.
• Membuat konsep pembuatan sistem pelaksanaan secara teknis dalam upaya meningkatkan pelayanan.
• Melaksanakan semua konsep yang telah dibuat dan disetujui oleh management.
• Mengontrol dan mengevaluasi kegiatan dan pekerjaan bawahan secara kontinyu.
• Bertanggung jawab terhadap pengembangan pelayanan mutu kepada customer/client.
• Mengetahui kelemahan dan kelebihan produk-produk perusahaan.

17. PR Officer

• Mendistribusikan pekerjaan ke customer relation staff, event organizer staff, dan Graphic and Animation Designer Staff sesuai dengan konsep dari manager sales dan marketing.
• Membuat strategi untuk semua divisi Public Relation tentang produk-produk FinRoll agar dapat dikenal / diketahui oleh publik.
• Bertanggung jawab atas pengembangan dan kegiatan di divisi PR.
• Membuat image dan awareness perusahaan supaya lebih di kenal di publik dan menjaga citra perusahaan agar terbentuk “imagepositif di publik”.
• Menentukan budget untuk divisi PR (dalam segala kegiatan PR).
• Bekerja sama dengan media, publik dan asossiasi ke PR-an.
• Menjalin, menjaga, memelihara dan melayani pelanggan / relasi agar tercipta loyalitas kepada perusahaan.
• Menjalin kerja sama dengan media-media cetak maupun online yang bekerja sama dalam bidang iklan (iklan, banner, dll).
• Mengevaluasi hasil pekerjaan yang telah berjalan. Evaluasi hasil kerja per 3 bulan.
• Mengkoorganisir konferensi pers, seminar, workshop, kunjungan ke media, pejabat pemerintahan, assosiasi ke PR an serta perusahaan-perusahaan lain.

18. Sales & Marketing Officer

• Mendistribusikan pekerjaan ke Customer Relation Staff dan Sales Marketing Staffsesuai dengan konsep dari  manager sales dan marketing.
• Menerapkan prinsip-prinsip marketing dalam penjualan produk-produk perusahaan.
• Mengembangkan strategi pemasaran agar penjualan dapat mencapai target yang telah di tentukan.
• Melakukan penjualan produk sesuai dengan target yang telah di tentukan oleh perusahaan.
• Meningkatkan penjualan produk penjualan.
• Mengusulkan dan menyiapkan semua sarana dan prasarana yang berkaitan dengan kegiatan marketing yang akan dilakukan.
• Mengadakan pembinaan dan pengembangan jalur pemasaran.
• Membuat strategi dan tata cara penanganan customer untuk CRS.
• Melakukan evaluasi program marketing setiap bulan sekali.

• Posisi Analis Sistem : Posisi Analis Sistem di perusahaan tersebut ada pada jabatan Project Development Manager.
• Dengan job desk : 

- Membangun kerja sama tim dalam development website.Sinkronisasi modul-modul yang telah di buat oleh tim IT untuk di pakai dalam website.

- Memimpin development secara keseluruhan dari sisi teknis.

- Mengajukan konsep dan sistem modul,program kepada IT Manager.

- Memonitor dan mengawasi kerja bawahan dalam pengerjaan project.

- Mengevaluasi hasil kerja bawahan kemudian di buat kesimpulan, keluhan, dan saran.

- Briefingsecara berkala untuk  refreshpekerjaan dan melihat perkembangan hasil kerja.

- Mengajukan ide-ide dan saran kepada atasan dalam perkembangan pembuatan modul dan program.

- Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja.

Hasil perbandingan peran analis system di 2 perusahaan tersebut :

• Persamaan       : Keduanya bersifat membangun perusahaan  mereka. Merencanakan perkembangan sistem perusahaan mereka.
• Perbedaan       : Business Development menghadapi  berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun luar, sedangkan Project Development Manager hanya mengurus bagian internal perusahaan.